社内イベント ～久しぶりのリアルイベントをやってみて～

はじめに

少し前の出来事になるのですが、今回は当社の内部のお話として、入社3年目の私Aが、システムズの社内イベントについてお伝えします。

創業記念式典って？

当社では、コロナ前は毎年、「創業記念式典」と称して全社員がリアルで集まるイベントが開催されていました。2019年の緊急事態宣言以降、数年開催が自粛されていました。今回、状況も落ち着いてきたとのことで、4年ぶりに開催されることになりました。

ただ、まださすがに全社員を東京に集めて開催、という状況になかったこともあり、拠点ごとに分離開催することになりました。水戸地区では、若手を中心に入社3年目の私を含めた2名＋入社2年目の3名が、この一大イベントを担当することになりました。上司から任されたのは嬉しいけど、段取りや当日の進行など、不安なことばかりでした。

リサーチ開始

悩んでいても解決しません。まずは、過去の資料を調べることにしました。これまで、歴代の親睦会メンバーが作成したイベント関連の資料が残っていたので、まずは目を通しました。

過去の資料には、しっかりしたシナリオがあり、式次第やタイムスケジュール毎の立ち位置、司会者のセリフなどが事細かに記載されていました。ただ数年の開催がなかったため、私たちは入社以来、創業記念式典を経験したことがなく、具体的なイメージが湧かず困っていました。

そこで企画メンバー同士で集まり、シナリオを作成し、イメージを共有するための会議を定期的に行うことにしました。2週間に1度の会議を重ねる中で、段階的にイメージが明確になってきました。

さらに式典の成功を目指し、創意工夫を重ねました。シナリオの作成や準備に加えて、会場のアクセス情報を詳細に共有し、参加者が迷わないような案内や動線づくりをしました。会場では、他のイベントも開催されていますので、クロークの混雑予防に追加の荷物置き場を設けるなどの対策も行いました。努力の結果、スムーズな創業記念式典の運営が実現しました。

当日の様子　その１

創業記念式典が始まると、最初は久々のリアル集合（本社からの幹部メンバーも集合）というのもあってか、緊張もありましたが、徐々にリラックスできる雰囲気になりました。コース料理が提供され、特に野菜と海老のミルフィーユの料理が好評で、私も美味しくいただきました。まずは、無事にスタートできたことに一安心しました。

当日の様子　その２

私は学生時代からカメラを趣味としていることもあり、。当日はカメラマンとして撮影も担当しました。社会人になってからカメラにはあまり触れていなかったため、数週間前から撮影の準備もしました。その結果、参加した社員の笑顔を捉えることができ、とても嬉しかったです。写真を通じて、みんなに喜びや感動を提供できたことに大きな充実感を感じました。

おわりに

創業記念式典は、気がつけば、あっという間に終わってしまいました。初めは不安や課題もありましたが、努力と協力の結果、素晴らしい会にすることができました。

普段のSEの仕事とは一見かけ離れた業務ではありましたが、創業記念式典を通じて学んだことがあります。困難な状況に直面した時にも冷静に対応し、臨機応変に対策を講じることの重要性です。予期せぬトラブルにもチーム全体で対処し、円滑な運営を実現しました。これからも逆境に負けず、柔軟性を持って仕事に取り組んでいきたいと思います。

また、不安や課題があっても、前向きな姿勢を持つことの重要性も学びました。これらのことも、仕事にもプライベートにも活かしていこうと思います。

最後に、この創業記念式典の成功には多くの方々のご支援とご協力がありました。関係者の皆様への感謝の気持ちを忘れることはありません。ありがとうございました！！