RPAツールが実現する業務効率化とそのポイント

RPAツールが実現する業務効率化とそのポイント

RPAツールが実現する業務効率化や生産性向上とそのポイント

少子高齢化により多くの企業で人員不足が恒常化している現在において、少ない人数でいかに効率的に業務を行っていくかは、ほとんどの企業にとって喫緊の課題ともいえます。そこで、今回はホワイトカラーのルーティンワーク自動化を実現するRPAツールについて、その概要や具体的な使用例、業務効率改善のポイントについてお伝えします。

RPAツールとは?

従来、ロボットを使った業務効率化といえば工場や生産現場など主にブルーカラー向けのものがほとんどでした。これに対しRPAツールは開発、労務、経理などいわゆるホワイトカラーがパソコンで行うルーティンワークを、ロボットを使って自動化するツールです。具体的な自動化の例、それによって得られるメリットは次のとおりです。

RPAツールが行う自動化の例

  • 定型の請求書を自動作成し、取引先へ送信する
  • 定期的にWebサイトを巡回し、競合他社の商品情報を取得する
  • 小売店から上げられてくる売上データを集計し、グラフ化する
  • 社員がルーティンワークから解放され本来の業務に集中できる

RPAツールを活用するメリット

上記のようなさまざまなルーティンワークの自動化が実現することにより、生産性の高い業務に集中できます。

また、これまでは業務効率化、自動化のためのシステム設計、ツール作成などに時間を割かれていたプログラマーもRPAツールの活用により、効率化が進み、業務負担が大幅に軽減されます。

  • ケアレスミスがなくなる

計算、集計といった業務は人の手で行うとどうしてもケアレスミスが起こりやすくなります。しかし、RPAツールを活用すれば、そうした業務もすべてロボットが行うため、ケアレスミスの心配はありません。

  • 部署間、ツール間を連携した自動化を可能にする

従来、営業部は営業管理システム、経理部は経理管理システムなど、それぞれの部署で別々のシステムを導入しており、連携がとれずに業務が滞ってしまうケースも少なくありませんでした。

RPAツールは種類にもよりますが、異なるメーカーのシステムとの連携も可能です。たとえば、営業管理システムの顧客名簿を使い、販促部が展示会案内を自動でメール送信といったことも行えます。

  • 簡単な業務の自動化であればプログラミングの知識がなくても可能

RPAツールは簡単な業務の自動化であれば、プログラミングの知識がなくても行えます。そのため、プログラマーの負担を減らし、より重要なシステム設計や開発に集中できる環境づくりが可能です。

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RPAツールの種類と選択時の比較ポイント

RPAツールには、次のように大きくわけて3つのクラスがあります。

RPAツール、3つのクラス

1.RPA

前項で説明したようなもっとも基本的なクラスがRPAです。現在、流通しているRPAツールはほぼこのクラスのものです。

2.EPA(Enhanced Process Automation)

現在、流通しているRPAに機械学習を取り入れることでより高度な業務の自動化を実現するものです。すでに少しずつ普及が進んでいます。

3.CA(Cognitive Automation)

EPAをさらに進化させたもので、ディープラーニングを搭載し、データ分析による業務予測や経営判断までもできるようになるものです。

また、近年RPAの進化形としてAIの活用によってRPAが自動化を行える領域を拡張するIA(インテリジェント・オートメーション)といった新たなRPAのクラスも登場しています。

機能的にはEPAとCAの中間に位置するもので、従来のRPAでは実現できない部分に関しても自動化を行い、業務フローのほぼすべてを人の手を使わずに実行。さらにデジタル化を進めるうえで欠かせないデジタル署名の自動化を行う機能を有したものもすでに登場しています。

さらにこれらのツールではチャットボットとの連携により、さまざまな業務の効率化を実現することも可能です。例えば、チャットでツールの実行コマンドを命令して起動させ、その作業結果をチャットで通知させることができます。

また、複数のRPAツールの動作をチャットで一元的に管理することも可能なため、ツールごとの往来がなくなり、業務効率化につながります。これを応用することでシステム開発や保守運用業務の業務効率化にもつなげられるでしょう。

ちなみにチャットサービスを使い、開発・運用業務を効率的に行う手法をChatOps(チャットとオペレーションを掛け合わせた造語)といい、これにチャットボットを組み合わせることで、より業務の効率化が実現します。

RPAツール選択時の比較ポイント

では、実際にRPAツールの導入を決めた場合、何を基準に選択すればよいのか、多様なツールのなかから自社にあったRPAツールを選択するための比較ポイントを紹介します。

  • カスタマイズの自由度

RPAツールは種類によりカスタマイズの自由度が大きく異なります。多くの企業で自動化が行われているような汎用的なものだけであれば、それほどカスタマイズの必要性はありません。しかし、企業によっては独自の業務を自動化したい場合もあるでしょう。そうした際にはカスタマイズの自由度が高いRPAツールでないと対応が難しくなります。

  • デスクトップ型とサーバー型、クラウド型

RPAツールは個々のパソコンにインストールするデスクトップ型と社内サーバーにインストールするサーバー型、そして、外部のクラウドサーバーにアクセスして利用するクラウド型の3つに分けられます。

一般的には特定の部署だけでしか利用しない場合はデスクトップ型、全社で大規模な導入をするのであればサーバー型、コストを抑えつつ常に最新機能を使いたい場合はクラウド型が適しています。

  • サポート体制

RPAツールは欧米のほうが日本より普及が進んでいることもあり、高機能で扱いやすい海外製のものが多くあります。ただし、日本語のサポートがなかったり、時差によって対応が遅くなったりといったリスクもあるため、サポート体制が万全かどうかは導入前に必ず確認しておきましょう。

RPAツールで業務効率化を実現するためのポイント

業務効率化を始め、さまざまなメリットを得られるRPAツールですが、業務効率化を実現するにはいくつか注意すべきポイントがあります。主なものとしては次の点が挙げられます。

  • 対象業務を明確にする

他社が導入しているからといった漠然とした理由で導入してしまうと、RPAツールの効果を十分に生かせません。導入を検討する場合、まず自社の業務フローを可視化し、どの部分にRPAツールを利用するか、対象業務を明確にする必要があります。

  • コスト削減を意識しすぎない

RPAツールをコスト削減目的に導入する企業も少なくないでしょう。しかし、導入前からコスト削減ばかりを意識しすぎるとRPAツール本来の効果が発揮されない場合があります。RPAツールはわざわざ人の手を使わなくてもよい業務を自動化し、空いた時間を生産性の高い業務に充てることができるソリューションです。これが実現すれば、結果としてコスト削減にもつながるため、まずは従業員の負担をいかに軽減し、業務へのモチベーションを上げられるかを第一に考えることが重要です。

  • RPAツールが得意とすることを理解する

RPAツールが得意とする業務はいくつもありますが、そのなかでも主なものは「請求書作成や給与計算のように単純作業ではあるがミスが許されない業務」「深夜や休日に多く発生する業務」そして、「繁忙期に集中してしまう業務」です。これを理解していないとRPAツールを正しく活用できません。

  • スモールスタートを意識する

いきなり全部署で導入してしまうとミスマッチが起きた際、修正に多くの時間とコストを要してしまいます。そこでまずは情報システム部、もしくは簡単な業務から試験的にスタートさせ、その効果を見つつ他部署へと拡大していくようにすれば導入成功の確率が高まるでしょう。

RPAツールによる効率化のポイントは特性を理解し、自社に合ったツールの選定をすること

現在、多くの企業からさまざまなタイプのRPAツールが提供されています。そのなかから自社に合ったツールを選定し、効率化を実現するための最大のポイントは、RPAの特性を理解し、自社のどの業務に活用するかを明確にすることです。

やるべきことを明確にせずに導入してしまうと、簡単にロボット構築ができず、プログラマーの負担が増えてしまいかえって業務非効率になる可能性も考えられます。

RPAツールで自動化を実現したい場合は、必ずRPAツールの特性をしっかりと理解したうえで、検討を進めていくようにしましょう。

 

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